Weboldalunk funkcionális, statisztikai és marketing sütiket használ, melyek adatai harmadik felekkel is megosztásra kerülnek. Részletes adatvédelmi tájékoztató
Esettanulmány: hogyan csökkentettünk 25%-kal egy szolgáltató cég működési költségeit
11/8/25
Egy közepes méretű, 40 fős szolgáltató vállalkozás 2024 elején komoly pénzügyi problémákkal keresett meg bennünket.
A bevételek stagnáltak, miközben a költségek az infláció, a bérnyomás és a növekvő rezsi miatt folyamatosan emelkedtek.
A vezetés érezte, hogy „valahol elfolyik a pénz”, de nem látták pontosan, hol és miért.
A célunk világos volt: átfogó, adatalapú költségoptimalizálási programot bevezetni, amely legalább 20%-os költségcsökkentést hoz úgy, hogy a szolgáltatási színvonal ne romoljon.
Az eredmény végül minden várakozást felülmúlt: 25% megtakarítás fél éven belül, növekvő hatékonyság mellett.
A siker kulcsa az átláthatóság, a rendszerben gondolkodás és a hidegfejű adatértelmezés volt – nem a vágás.
1. Kiindulási helyzet – növekvő költségek, csökkenő átláthatóság
A cég szolgáltatási portfóliója bővült az elmúlt években, de a belső folyamatok nem követték ezt a növekedést.
A problémák tipikusak voltak:
az adminisztráció párhuzamosan futott több rendszerben,
a beszerzéseket nem központosították,
a munkaidő-nyilvántartás és projektköltségek nem voltak összekötve,
a vezetői döntések érzések, nem adatok alapján születtek.
A CFO elmondása szerint „mindenki spórolt, de senki nem tudta, miben és mennyit” – ez pontosan mutatta, miért nem működött a spontán költségcsökkentés.
2. Diagnózis – az adatok beszélnek
Első lépésként pénzügyi auditot és folyamatfeltérképezést végeztünk.
A cél nem az volt, hogy hibás embereket, hanem hibás rendszereket találjunk.
A vizsgálat néhány meglepő eredményt hozott:
a belső kommunikációs eszközökre (szoftverlicencek, előfizetések) a cég havonta 27 különböző tételt fizetett, sok duplikáltan,
a kiszállási költségek 14%-a nem volt számlához vagy ügyfélhez rendelve,
a projektvezetők saját Excel-táblákat használtak, így az adatvesztés rendszeres volt,
a HR és a könyvelés közötti információáramlás időben és adatban is elcsúszott, ami pontatlan bér- és járulékelszámoláshoz vezetett.
Nem a rossz szándék, hanem az adathiány okozta a pazarlást.
3. Beavatkozási stratégia – három pillérre építettünk
A cégmenedzsmenttel közösen három stratégiai irányt jelöltünk ki:
1️⃣ Digitalizáció és folyamat-automatizálás
Egységesítettünk minden belső rendszert egy integrált platformon (számlázás, HR, projektkontrolling).
Automatizáltuk a költséghelyek közti adatáramlást.
Bevezettünk egy valós idejű dashboardot, ahol a vezetők látták, melyik projekt mennyi költséget generál.
2️⃣ Beszerzési racionalizálás
Központosítottuk az előfizetéseket és szoftverlicenceket.
Újratárgyaltuk a szolgáltatói szerződéseket (IT, távközlés, logisztika).
12 hónapos árgaranciákat és volumenalapú kedvezményeket értünk el.
3️⃣ Emberi erőforrás és teljesítménymenedzsment
Bevezettük a tevékenységalapú költségszámítást (ABC).
A csapatok pontosan látták, mely feladatok mennyi munkaidőt és költséget visznek.
A teljesítménymérés objektívvé vált, így a jutalmazás motiválóbb lett.
4. Az eredmények – 25% költségcsökkenés, növekvő teljesítmény mellett
Hat hónap után a változások mérhető eredményeket hoztak:
Terület Költségcsökkenés Megjegyzés
Adminisztratív költségek –32% Szoftverduplikációk és papíralapú folyamatok megszüntetése
Beszerzési költségek –18% Új szerződések, volumenárak
Üzemeltetés, logisztika –22% Központosított kiszállások, digitalizált nyilvántartás
Munkaidő- és projektköltség –28% Átlátható költséghelyek, jobb tervezés
Összesített működési költség –25% 6 hónapon belül, bevételváltozás nélkül
De a legfontosabb: a dolgozói elégedettség nőtt, nem csökkent.
A csapat megértette, hogy nem leépítésről, hanem ésszerűsítésről van szó.
A költségcsökkentés nem fájdalmas, ha értelmes és átlátható logika vezérli.
5. A tanulság – az adatok mindig megmutatják, hol rejtőzik a profit
A projekt legfontosabb üzenete, hogy a valódi költségoptimalizálás:
nem megszorítás, hanem rendszerfejlesztés,
nem reaktív döntés, hanem stratégiai folyamat,
és nem embereket érint, hanem folyamatokat tesz hatékonyabbá.
A szolgáltató cég azóta:
új ügyfeleket szerzett,
növelte az árbevételét,
és stabil, adatvezérelt működésre állt át.
A 25%-os költségcsökkentés csak a kezdet volt – a valódi eredmény a pénzügyi tudatosság lett.
A fenntartható költségoptimalizálás titka nem csupán a kiadások csökkentésében rejlik, hanem abban, hogy a vállalatok stratégiát építve, adatvezérelt döntésekre támaszkodva alakítják át működésüket a hosszú távú siker érdekében.
A költségcsökkentés nem mindig a megoldás: mikor jelent veszélyt a vállalati növekedésre? Fedezze fel, hogyan kerülhetők el a költségcsapdák, amelyek hosszú távon aláássák a sikeres működést!
Az adatalapú vezetés révén a modern cégek nemcsak költségeiket optimalizálhatják, hanem hosszú távú értéket is teremthetnek — tudatos döntések sorozatával lépést tarthatnak a változó jövő kihívásaival.
A projektalapú költségszámítás felfedi a rejtett nyereségeket és veszteségeket, így nemcsak a cégek valódi pénzügyi helyzetét mutatja meg, hanem stratégiai irányt is ad a vezetőknek a hatékony erőforrás-elosztáshoz és növekedéshez.
A raktár készleteinek hatékony kezelése nemcsak a működési költségeket csökkenti, hanem a pénzügyi stabilitást is növeli – fedezzük fel a készletgazdálkodás titkait, amelyek a likviditás kulcsai lehetnek.
A vállalatok hatékonyságának titka nem a kevesebb munkaerőben, hanem az emberi erőforrások optimalizálásában rejlik: hogyan szervezzük meg jobban a csapatokat, hogy a rejtett költségekből befektetés válhasson, amely hosszú távon termel profitot.
A vállalkozások energiahatékonyságával nemcsak a költségek csökkenthetők, de versenyelőnyre is szert tehetnek: egy kisebb befektetéssel jelentős megtakarítás érhető el, amely hosszú távon biztosítja a fenntartható működést.
A pénzügyi siker kulcsa nem csupán a költségcsökkentés, hanem az adóoptimalizálás is, hiszen míg az egyik a működési hatékonyságot fokozza, a másik törvényesen mérsékli az adóterheket – együtt pedig tartós nyereségnövekedést biztosítanak a vállalkozások számára.
A könyvelés nem csupán adminisztratív teher, hanem kulcsfontosságú stratégiai eszköz, amely segít felfedni a hatékonysági hiányosságokat és optimalizálni a vállalati működést, így nemcsak a múltat, hanem a jövőt is formálja.
Az okos vállalkozások nem egyszerűen csak spórolnak; optimalizálják költségeiket, az automatizálás, digitalizáció és kiszervezés révén értékteremtést hoznak létre, így a minőség javul és a nyereség növekszik!
Ha a hatékonyság növelése a cél, a kiszervezés lehet a megoldás: csökkentett költségek, jobb minőség és stratégiai fókusz – mindez elérhető, ha helyesen választjuk meg, mit és kire bízunk.
A digitalizáció nem a jövő, hanem a jelen: ha vállalkozása nem lép ezzel a sebességgel, az nem csak költséget jelent, hanem bevételkiesést is — fedezze fel, hogyan válhat az automatizálás a cége legmegbízhatóbb versenyelőnyévé!
A gazdasági válság közepette a vállalkozások sikere nem a pánikon, hanem a tudatos pénzügyi kontrollon múlik – ismerje meg, hogyan uralhatja számait, hogy megerősödve kerüljön ki a legviharosabb időkben is!
Hosszú távon a spórolás illúziója gyakran csapdába ejtheti a cégeket, míg a tudatos pénzügyi szemlélet az átláthatóság és a stabil növekedés kulcsa lehet – vajon Ön irányítja a pénzét, vagy az irányítja Önt?
A vállalkozások rejtett költségei hasonlóan működnek, mint egy szivárgó csap — észrevétlenül csökkenthetik a nyereséget, de tudatos ellenőrzéssel és költségtudatos kultúrával jelentős megtakarítás érhető el.
